私车公用财务人员应该怎么处理

私车公用，是工作中常见但又难以处理的一项事务。公司因业务需要使用员工的个人车辆，相关的费用该如何处理？能不能在税前扣除？是否涉及个税？今天我们就来聊一聊私车公用那些事儿。

一、私车公用发生费用能否税前扣除？

（一）政策依据

《中华人民共和国企业所得税法》第八条：企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条：企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

（二）结论

私车公用发生的费用，可以在企业所得税税前扣除，但需要满足以下条件：

公司与员工签订租赁合同。但需要注意，员工需要就租赁收入缴纳增值税及附加税费、个人所得税（财产租赁所得）。

在租赁合同中约定使用个人汽车所发生的费用由公司承担。

租赁支出和承担的费用能取得发票。员工取得租金收入，应去税局代开发票，缴纳增值税及附加税费后，公司可以凭发票列支成本费用。汽车使用过程中发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得合法发票的情况下，允许税前扣除。

费用支出属于使用汽车发生的，对应该由车主负担的费用不能在企业所得税前列支（如车辆保险费、车辆购置税、折旧费等）。

二、私车公用能否签订免费租赁合同？

有些企业为了规避税收风险，与员工签订免费的租赁合同，这种方式真的可行吗？

（一）增值税

《财政部 国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点的通知》（财税〔2016〕36号）附件1：营业税改征增值税试点实施办法第十四条：下列情形视同销售服务、无形资产或者不动产：

（一）单位或者个体工商户向其他单位或者个人无偿提供服务，但用于公益事业或者以社会公众为对象的除外。

《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》第四条：单位或者个体工商户的下列行为，视同销售货物：

（一）将货物交付其他单位或者个人代销；

（二）销售代销货物；

（三）设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构移送其他机构用于销售，但相关机构设在同一县（市）的除外；

（四）将自产或者委托加工的货物用于非增值税应税项目；

（五）将自产、委托加工的货物用于集体福利或者个人消费；

（六）将自产、委托加工或者购进的货物作为投资，提供给其他单位或者个体工商户；

（七）将自产、委托加工或者购进的货物分配给股东或者投资者；

（八）将自产、委托加工或者购进的货物无偿赠送其他单位或者个人。

（二）企业所得税

《中华人民共和国企业所得税法》第四十一条：企业与其关联方之间的业务往来，不符合独立交易原则而减少企业或者其关联方应纳税收入或者所得额的，税务机关有权按照合理方法调整。企业与其关联方共同开发、受让无形资产，或者共同提供、接受劳务发生的成本，在计算应纳税所得额时应当按照独立交易原则进行分摊。

（三）个人所得税

《财政部 国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知》（财税〔2003〕158号）第一条：个人独资企业、合伙企业以外的其他企业的个人投资者，以企业资金为本人、家庭成员及其相关人员支付与企业生产经营无关的消费性支出及购买汽车、住房等财产性支出，视为企业对个人投资者的红利分配，依照“利息、股息、红利所得”项目计征个人所得税。企业的上述支出不允许在所得税前扣除。

（四）结论

私车公用签订免费租赁合同，从增值税的角度，属于视同销售服务，应该缴纳增值税；从企业所得税的角度，不符合独立交易原则，税务机关有权进行合理调整；从个人所得税的角度，有可能被认定为红利分配，缴纳个人所得税。

因此，私车公用签订免费租赁合同的方式并不可取，企业可以考虑与员工签订有偿租赁合同，约定合理租金，同时约定由企业承担相关费用。

三、私车公用发生的费用能否税前扣除？

私车公用发生的费用，具体能否税前扣除，我们需要结合费用发生的实际情况进行分析。

（一）汽车发生的汽油费、过路过桥费、停车费

《国家税务总局关于全面推进“营改增”试点有关税收征收管理事项的公告》（国家税务总局公告2016年第23号）：纳税人以承包、承租、挂靠方式经营的，承包人、承租人、挂靠企业（以下统称承包人）以发包人、出租人、被挂靠企业（以下统称发包人）名义对外经营并由发包人承担相关法律责任的，以该发包人为纳税人。否则，以承包人为纳税人。

基于此政策规定，员工将私车出租给企业使用，汽油费、过路过桥费、停车费的实际承担者为企业，企业可以取得合法有效的发票并据实在企业所得税税前扣除。

（二）汽车发生的保险费、车船税

私车公用，车辆所有权未转移，车辆投保人与被保险人仍为车主个人，保险费发票也是开给个人的，因此保险费支出不能在企业所得税税前扣除。车船税同理。

（三）汽车发生的维修费

私车公用，车辆维修时，如果由企业统一进行维修，企业可以取得合法有效的发票并据实在企业所得税税前扣除。

如果由个人进行维修，再凭票报销，能否税前扣除存在争议。有观点认为，个人将私车出租给企业，取得收入应该缴纳增值税，属于增值税应税行为，因此个人去税局代开发票给到企业，企业可以凭票税前扣除。但也有观点认为，个人提供维修劳务不属于经常发生增值税应税行为，无需办理税务登记，因此无法代开发票，企业取得的收据等不能作为税前扣除凭证。

为了规避税收风险，建议企业统一对车辆进行维修，取得合法有效的发票并据实在企业所得税税前扣除。

（四）汽车折旧费

私车公用，车辆所有权未转移，仍然属于个人资产，因此车辆折旧费不能在税前扣除。

四、私车公用能否直接报销相关费用？

有些企业对于私车公用，未签订租赁合同，直接报销相关费用，这种方式是否可行？

（一）能否税前扣除

私车公用未签订租赁合同，直接报销相关费用，汽油费、过路过桥费、停车费可以取得发票，但是发票抬头为个人，能否税前扣除存在争议。

有观点认为，这些费用属于与生产经营相关的支出，并且确实由公司负担，因此可以税前扣除。但也有观点认为，发票抬头是个人，无法证明与公司生产经营相关，因此不能税前扣除。

为了规避税收风险，建议私车公用签订租赁合同，并约定相关费用由企业承担，企业可以凭合法有效发票税前扣除。

（二）能否税前列支职工福利费

有些企业认为，私车公用相关费用，虽然不是直接支付给员工个人的，但是属于员工的福利，因此计入职工福利费进行税前扣除。

这种处理方式并不合理，根据税法规定，职工福利费包括以下内容：

尚未实行分离办社会职能的企业，其内设福利部门所发生的设备、设施和人员费用，包括职工食堂、职工浴室、理发室、医务所、托儿所、疗养院等集体福利部门的设备、设施及维修保养费用和福利部门工作人员的工资薪金、社会保险费、住房公积金、劳务费等。

为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利，包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。

按照其他规定发生的其他职工福利费，包括丧葬补助费、抚恤费、安家费、探亲假路费等。

私车公用相关费用，不属于上述福利费范围，因此不能计入职工福利费进行税前扣除。

五、私车公用如何降低涉税风险？

私车公用如何降低涉税风险，结合前文分析，企业可以考虑从以下方面入手：

企业应与员工签订租赁合同，约定租赁期限、租金金额、费用承担等条款，明确双方的权利和义务。同时，约定合理的租金，避免被税务机关认定为价格明显偏低而进行调整。

企业应取得合法有效的发票进行税前扣除。对于汽油费、过路过桥费、停车费等，企业应确保发票抬头为企业名称，并注明车牌号等信息以便与租赁合同相对应。对于维修费等，建议由企业统一进行维修，取得合法有效的发票并据实在企业所得税税前扣除。

企业应建立健全的私车公用管理制度，规范私车公用的申请、审批、报销等流程，确保费用的真实性和合理性。同时，加强内部控制和审计监督，定期对私车公用费用进行核查和审计，及时发现和纠正问题。

企业应关注相关税收法规的变化和调整，及时了解最新的税收政策和规定，确保私车公用费用的处理符合税法要求。同时，加强与税务机关的沟通和协调，及时解决税收争议和问题。

六、总结

私车公用是企业中常见的一种现象，处理不当容易引发税收风险。因此，企业应签订租赁合同、取得合法有效发票、建立健全的管理制度、关注税收法规变化等措施来降低涉税风险。同时，加强内部控制和审计监督